Mail2000 v6: Mail2000 v6 開箱文

◎使用者介面比較 (3/31 新增系統管理介面介紹)

身為Mail2000的使用者，有新版的當然要搶鮮試用看看囉

以下就我觀察到的v4.5與v6在使用者介面的差異，跟大家報告一下囉

1. 登入畫面多了驗證碼跟虛擬鍵盤的功能
收到v6的測試帳號信之後，第一件事當然是先登入看看囉，想不到還需要輸入驗證碼？另外就是還多了一個「開新視窗」的功能，勾選這個的話，登入後信箱就會在新的頁面開啟。

另外就是虛擬鍵盤的功能，防止鍵盤被側錄之類的，很貼心。

特地實驗了一下所謂「安全強度」的用途：

▼安全強度「低」-就是一般的虛擬鍵盤，沒有其他特色

▼安全強度「中」-每按下一個鍵後，虛擬鍵盤的位置會重新隨機排列

▼安全強度「高」-除了中的特色外，滑鼠移到的區域還會隱藏鍵盤的按鍵

▼安全強度「強」-同高的特色，但是隱藏範圍更大了(冏)

2. 信箱資訊頁多了「轉寄資訊」的版位可以選擇(還有「公告欄」版位，可供網域管理者新增公告，但也許v4.5就有了，在校園版或企業版的才有提供)
轉寄資訊會顯示你在個人設定→信件處理→自動轉寄、信件過濾兩項功能中，所設定符合條件的信件會轉寄到哪個E-mail，讓你可以知道信件是不是有自動被轉寄的情形。

▼自動轉寄的功能如果勾了保留副本的話，那轉寄資訊那邊就會多一條是寄給自己的E-mail

▼信件過濾的話，則是只有在符合條件的動作中選「轉寄」跟「摘要轉寄」這兩項才會出現在轉寄資訊那邊

▼網域管理者在群組→公告管理的地方可以新增、管理公告

3. 信件的標題旁邊，多了「相關信件」的功能
在信件標題的最後面多了一個按鈕，是「相關信件」，可以依據此封信選出相關
標題的信件！如果你跟客戶之間討論某件事情的信件往返，按下這個就會將整個討論串(不管是收到的還是寄出去的信)顯示出來。

▼按下去後會將同標題的信件，不管是收到的還是發出去的信件，都列出來，信件匣上面也顯示了目前是依據什麼標題來搜尋。

4. 可隨時自由切換信件顯示為純文字、HTML的頁籤
在閱讀信件時的右上角，可自由切換信件顯示為純文字或HTML，這個功能還不錯

5.信件列表可用日曆挑選信件
信件列表除了可依據每個欄位進行升冪、降冪排序之外，還可以直接挑選某一區間的日期。

▼先選啟始日期，再選結束日期，那麼這個區間的信件就會顯示出來了

6. 有新信件的時候，視窗的標題會顯示有幾封新信
這功能還滿貼心的~，有新信寄到的話視窗的標題就會顯示有幾封新信

幾分鐘檢查一次的設定則跟個人設定→個人化設定→使用環境→郵件頁籤中，最下方的「新信通知」有關，預設是五分鐘會檢查一次，也可以選關閉，不自動檢查新信件。

7. 閒置過久的時候自動提醒要不要重新登入
這是在無意中發現的，因為寫文章寫到一半，去忙一下回來就發現有提醒的訊息出現，~~而原本v4.5應該是逾期後做了動作才會提醒~~。(3/31更新：線上的Mail2000的確是做了動作才會提醒，但v4.mail2000.tw卻是逾期便主動提醒)

▼選確定的話，就需要再次輸入密碼，還有驗證碼

8. 刪除郵件時會有提示訊息，確認是不是真的要刪除
這個是新功能嗎？還是原本就有，只是我在v4.5把他的提示關掉了呢？但我在v4.5跟v6都找不到可以打開這個選項的方法，可以的話，還是希望可以個人化，不喜歡一直提示的可以去個人化設定選擇關掉它。

▼刪除的時候可以選方法，不選的話則是放進回收筒

▼如果是選放進回收筒的話

▼如果是選直接刪除的話

9. 寫信(原本叫編輯)時，打字的區域(編輯區)可以更人性化調整大小
雖然說在v4.5時也可以有好幾種大小可供選擇(在個人化設定→使用環境→個人化設定中)，但是對我來說最好的應該是符合螢幕的寬度跟高度吧，v6在這邊就很貼心，可以在編輯的時候給使用者自己選，而且選完以後還會記得之前選過的設定。

10.寫信時的版面做了一些調整
把原本在選項裡的功能拉出來(像是純文字跟HTML的選擇、重要、要求簽收、寄件備份)。

▼另外預約寄信跟簽名檔也是拉出來放在編輯區下面了

▼預約寄信的部分改成讓使用者以日曆方式來挑選

11. 查詢遞送狀態

在寫信的時候，如果你有勾「可查詢遞送狀態」，那麼在信寄出去之後，在左邊的信件匣→送信匣中，找到剛才寄出的那封信，信件標題的後面就會多一個圖示，表示這封信是可以查詢遞送狀態的，按下去之後就可以追蹤這封信遞送的情形了。

▼寫信的時候勾這個

▼當勾了「可查詢遞送狀態」，為了要能在送信匣中查詢遞送狀態，寄件備份也會自動的被勾選起來，此時如果要去取消寄件備份是不允許的

▼在送件匣中，可以查遞送狀態的信，信件標題的後面就會多一個小圖示

▼如果收件者也在同個網域，那Mail2000還可以讓你知道信件是不是被讀取了(不靠簽收唷)

▼被讀取就變這樣

▼如果是不屬於同個網域的信件，那就只能告訴你信已經成功送到啦

12. 郵件遞送記錄

聽起來和上一個很像，不過這個比較像是log，所有寄出的信這邊都有記錄，看看信件是不是有確實遞送到對方的伺服器。

▼在信箱服務→郵件遞送記錄中可以找到所有寄信的記錄

13.帳號授權

帳號授權的功能可以讓使用者把自己信箱的功能授權給另一位使用者(同網域下)，像是你可以設定在休假的時候把信箱授權給代理人，代理人登入後就可以切換到你的信箱中，信件就不會有漏接的情況了。

▼在個人設定→帳號授權→授權中條件可以新增授權

▼可以設定要授權的時段

▼設定好之後，代理人登入後就可以切換到你的信箱了(此例為u142代理u142a的信箱)

▼切換過去後可以使用「返回」回到自己本來的帳號

▼而授權人(u142a)可以看到自己的信箱被代理人(u142)登入過的記錄

▼點進去之後可以看更詳細的資訊

◎系統管理介面介紹

繼上面比較使用者介面之後，因為之前沒有使用過管理功能，在經過了幾天的測試研究之後，總算能為大家稍微簡介一下管理介面的功能啦

首先，系統管理功能的入口是在信箱上方快捷列上，只有帳號等級為系統管理者的人才看得到這個連結唷！(P.S. 旁邊有個像板手的小圖示則是可以讓你自訂快捷列要顯示的內容)

進去之後，可以看到有五個頁籤「網域」、「帳號」、「報表」、「群組」、「模組」，接著便依照頁籤的順序依序介紹：

1. 「網域」
在網域頁籤下會列出目前使用者可管理的網域，如果使用者同時管理多個網域的時候(像是此次開箱文活動，v6.mail2000.tw下可能就有一兩百個網域)，使用者就可以在同一個頁面中看到所有網域的資訊。

▼點選網域名稱的話就可以再進一步的切換到該網域下，管理該網域的群組、帳號等功能；這邊列出了下拉功能表的項目，幾乎包括了上方全部頁籤的功能。

2. 「帳號」
2-1 使用者帳號→帳號列表
這邊能做的有新增帳號、刪除帳號、編輯帳號、帳號匯入、帳號匯出、整批刪除帳號、或是寫信給使用者；其中帳號匯入讓管理者可以用CSV逗點分格檔案來一次建立大量使用者，而檔案剖析的格式就是依據帳號匯出的格式；整批刪除帳號則也是可以上傳一個CSV檔案，一次刪除檔案列表中的使用者。

▼編輯帳號內容可以同時修改多個帳號的內容唷，這個很實用！上面列出要修改的使用者，欄位旁邊的小鉛筆亮起來的時候，表示這個欄位將會被修改，旁邊也有貼心小提示。

2-2 使用者帳號→等級設定
這邊可以設定不同等級可以使用的信箱容量大小、對外收發信權限、可以使用的服務(WEB、SMTP、POP3、IMAP)、信箱內各項功能都可以設定開啟或關閉、或是跟資安有關的像是可不可以下載附檔、允不允許Javascript、外部圖檔等等，管理者可以先定義好一些等級，共有等級1~30可以自行設定(等級0是停權)，再依各使用者的單位屬性或職務來授予不同的等級，這樣在管理上就很方便。

▼在這邊將使用者環境的項目設定為「鎖定」的話，使用者就無法在對應的地方更改了。

2-3 管理者帳號→帳號列表
這裡可以設定管理者，按下方的新增管理者，再將帳號填進去就可以了，這邊我覺得應該是有設計同時管理多網域的功能，如果公司E-mail有不同網域的話，上層的網域管理者可以把子網域管理權限授權給不同管理者，或是說讓一個管理者在管理多個網域的郵件時，不用切換到不同帳號，統一由某一個帳號登入後，就可以管理所有網域的郵件了。譬如說使用adm@v6.mail2000.tw帳號登入便可以輕鬆管理所有下面子網域(001~999.v6.mail2000.tw)，並將不同的網域指定給不同人來管理。

▼可以選擇管理者的管理權限，但是可能是因為網域管理者權限不夠大，所以可授予的權限只有網域管理者一種可以選。

2-4 新建使用者環境

這裡可以設定新建的使用者預設的環境，配合等級設定的話，就可以預先設定使用者的環境，並且讓他不能更改，像是去除Javascript、信件預覽、封鎖外部圖檔等設定，如果由管理者統一設定的話，對於社交工程等惡意郵件的防範是很有幫助的。

2-5 帳號使用率管理

當系統的磁碟機空間不夠的時候，或是效能不好的時候，是時候對一些過期不需要的信件進行刪除了！這邊的查詢條件可以先過濾出很久沒使用的帳號或是空間剩下很少的帳號，針對這些使用者，可以再選擇要清除其特定郵件匣內過期的郵件。

▼為了保險起見，我們就先刪回收筒跟廣告信匣內的郵件吧

2.6 密碼原則設定
這邊可以設定的選項很多，大致上是以下幾點：

可以限制密碼使用天數，使用者必須定期更換密碼，不然不能登入。
可以限制此網域中所有帳號的密碼規則，防止因為密碼太過簡單、太久沒更換密碼導致駭客入侵的事件。
可以通知使用者密碼快到期了。
管理者可以統計密碼快到期的使用者。

▼密碼原則設定好了，使用者改密碼時將會受到密碼原則的限制

▼另外，在密碼原則設定的下方還可以設定密碼到期提示，在使用者帳號快要到期之前就先提醒他，可以選擇在登入信箱的時候提醒，或者是寄通知信提醒。

▼選擇「密碼到期提示」的話，使用者登入後就會彈出pop-up視窗，提示密碼快到期了。(不過彈出視窗很有可能被瀏覽器給擋掉 )

▼選擇「密碼到期通知信」是個不錯的選擇，每天使用者都會收到一封密碼快到期的通知信。(4.6天，挺妙的)

2-7 郵件分身管理
郵件分身可以設定虛擬的帳號，有點像是Mail2000目前的拋棄式帳號一樣，可將多個不同的郵件地址對應到同一個帳號中，像是可以把adm、oper、sys都對應到adm這個帳號，oper跟sys只是adm的分身；而同一個分身也可以對應到不同的帳號，像是sys這個分身同時對應到adm跟u142帳號，寄信給sys時，adm跟u142都會收到信件。

3. 「報表」
在Openfind的官方網誌中的簡介，這邊應該還有系統即時資訊的選項，不過那應該是等級較高的管理者才有的功能，這邊就介紹收發信紀錄的部份吧。

3-1 收發信記錄
收發信紀錄可以讓你查詢系統特定區間內收發信件的記錄，包括寄件人、收件人、是否寄送成功等資訊，可以讓你有效掌握重要信件是否有寄送成功、或者是使用者有沒有亂發廣告信件；進階查詢的選項則可以更進一步依郵件標題、大小等條件來篩選記錄。

4. 「郵件」
4-1 郵件管理功能→信件回收
信件回收的功能應該是用來將不小心寄錯的信，或是有人惡意散播的信件，直接從收件人的郵件匣中刪除，這個功能還挺強大的！

▼回收的記錄則可以在下一個選項，郵件管理功能→信件回收記錄中看到

4-2 網域郵件群發
這個功能可以寫信給整個網域的使用者，以142.v6.mail2000.tw為例，其實是寄給#142.v6.mail2000.tw這個郵件地址，系統會自動將它展開成網域下所有的使用者(只有管理者可以這麼做)。

4-3 公用簽名檔管理
經過測試之後，發現公用簽名檔的功能只有在對外部網域發信的時候才有效，可以用在公司整體對外的信件中，做為信件的隱私或注意事項宣告。

▼選擇新增簽名檔

▼輸入簽名檔的內容(有HTML跟純文字兩種版本)

▼簽名檔可以設定套用的規則，設定只有在特定寄件人或收件人等條件下才生效，也可以選任意條件，就是所有外寄的信件都會套用

▼收件人收到信的時候，信件的末端就會自動被加上簽名檔的內容

4-4 郵件防毒→查詢病毒記錄
可以查詢伺服器上的郵件，曾經找到病毒的記錄，也可以依使用者帳號進行搜尋。

5. 「群組」
群組頁籤裡的主要的功能有成員管理、帳號檢視、收發信管理、公告管理、公用簽名檔五項，為了方便說明功能，這裡就用一個組織架構的例子來解釋；假設某公司有兩個部門，業務部與工程部，其組織編制如下：

5-1 成員管理、帳號檢視
▼首先，我們已經在「帳號」那邊為這四個使用者建立好帳號了，於是我們可以點選「新增群組」的功能來建立群組。(也可以在這邊新增帳號，不過建好後會放在目前群組--最上層中)

▼接著為業務部及工程部建立群組，這裡的群組帳號要輸入，並勾選建立新帳號，這樣我們才可以發群組信給各部門的人。

▼群組建好後，可以點群組的名稱或左邊的樹狀目錄切換到群組中，進一步選擇群組的成員

▼可以自己一個一個輸入成員帳號，或是用選取系統成員，列出所有使用者來進行選擇

▼選好之後按確定就可以了

▼加好群組之後，我們可以調整一下成員的順序，把王部長往上移，並給他業務部群組的管理權限。

▼再把工程部那邊也調整好之後，可以在帳號檢視中看到所有帳號跟其所屬群組之間的收發信權限列表，以李大嘴為例，後方打勾的意義分別是：

收信：李大嘴可以收到寄給工程部群組帳號 rd 的信件
寄信：李大嘴可以寄信給工程部群組帳號 rd
管理：李大嘴可以管理工程部群組

▼李大嘴(rd 群組的管理者)登入之後，會多一個群組管理的功能

▼群組管理者可以在該群組下建立子群組，或是將成員加入、移出該群組，另外也具有該群組收發信管理及公用簽名檔的權限

5-2 收發信管理
在收發信管理頁面中，又分為「收信名單」與「發信來源」兩個子功能，收信名單指的是這個群組帳號的收件人有哪些人；發信來源指的是誰可以寄信到這個群組帳號；也就是說，我們可以個別為群組帳號設定額外的收件人，甚至至外部網域的使用者，而不受原本群組成員的架構所限制。

▼在收信名單中將「收信狀態」設為關閉的話，寄信給這個群組帳號就沒有人會收到了；
另外，也可以額外增加這個群組帳號的收件人(內部或外部網域均可)